En France, le contrôle des assujettis à la réglementation (distributeur de produits financiers, banque, assurances, etc) est exercé en partie par l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution (ACPR) et l’AMF. Ces autorités assurent le respect des dispositifs de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, ainsi que la protection de la clientèle.
Pour être conformes à la réglementation, les entreprises doivent rassembler différentes pièces et être en mesure de les présenter en cas de contrôle :
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- Identification et vérification de l’identité
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- Trace écrite des mesures de vigilance mises en oeuvre
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- Examens des opérations qui ne paraissent pas avoir de justification économique
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- Reporting à l’AMF
Cela implique le traitement de nombreux documents pour les entreprises des secteurs finance et assurance. Et elles ne sont pas toujours équipées pour cela. Décryptage dans notre article.
Conformité des documents : les obligations réglementaires
Les établissements financiers ont l’obligation de recueillir les informations personnelles et l’identité des nouveaux clients. C’est ce qu’on appelle la procédure KYC (Know Your Client). Or, elles évoluent rapidement, demandant donc aux entreprises de s’adapter pour recueillir et analyser les éléments nécessaires à la connaissance de l’objet et de la nature de la relation d’affaires. Pour cela, ils doivent constituer des dossiers complets et bien documentés :
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- Identification précise du client (moral ou physique)
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- Nature du client (professionnel ou non)
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- Ses connaissances et expériences en matière d’investissement
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- Le profil de risque en fonction des investissements
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- L’origine et la destination des fonds concernés par les opérations
Et tout cela, tout au long de la relation d’affaires. La constitution de dossiers complets peut s’étaler sur un an. Une fois compilées, les données doivent être mises à jour dans un registre de traitement qui servira de preuve en cas de contrôle. L’ACPR effectue ses contrôles sur place et sur pièces dans la plupart des cas ; les assujettis doivent alors lui fournir tous les documents nécessaires et garantir leur confidentialité.
Les entreprises doivent également suivre l’état des documents à leur disposition : sont-ils toujours valides ? Est-il nécessaire de les mettre à jour ? Les documents sont-ils rattachés au bon dossier, au bon client ? Certaines organisations sont rapidement dépassées par ce flux d’informations et ne réussissent pas à cadrer leurs processus documentaires.
Comment une solution de gestion documentaire peut-elle aider à la mise en conformité ?
La gestion des documents de conformité peut rapidement devenir chronophage, même pour les petites structures. S’équiper de solution de gestion documentaire est alors un levier de performance. Comment ? Voici quelques éléments de réponse.
En digitalisant les processus
Les solutions de gestion documentaire permettent de numériser et indexer les documents si nécessaire, identifier les émetteurs, les types de documents et leur conservation. Ainsi, les documents sont joints au bon dossier, supprimés automatiquement une fois que le délai légal de conservation est dépassé.
En facilitant le partage d’information
Les plateformes de GED permettent de centraliser les documents et les partager avec les utilisateurs concernés. Terminés les échanges d’email ou de papier, toutes les données nécessaires se trouvent au même endroit et sont classées directement dans les bons dossiers. Cela réduit également le risque d’erreur.
En automatisant les contrôles
Il est possible de paramétrer des règles pour vérifier l’authenticité, la validité ou le bon classement d’un document. Ainsi, s’il manque une information, s’il y a une incohérence ou si un dossier semble erroné, la plateforme remonte l’information.
En archivant les documents automatiquement
Les solutions de gestion des documents stockent les fichiers selon un temps défini en amont. Selon le paramétrage, ces derniers peuvent ensuite être automatiquement supprimés : les utilisateurs sont avisés en amont et peuvent confirmer ou infirmer leur souhait de conserver les données plus longtemps.
En alertant les utilisateurs en temps réel
Grâce à la digitalisation de la gestion des documents, les utilisateurs obtiennent une vision en temps réel de l’état des fichiers et sont alertés en cas d’événements tels que le besoin de validation, la détection d’une incohérence, le dépassement d’une deadline… Un avantage non négligeable pour rester en conformité avec les réglementations.
En fournissant un historique
Grâce au digital, les utilisateurs peuvent savoir qui a modifié le document, quand et comment. Cette traçabilité est essentielle, surtout pour des données très confidentielles comme celles que manipulent les établissements bancaires. C’est aussi un élément de preuve très important.
Le classeur conformité réglementaire de BeCLM
BeCLM propose une solution de gestion des documents pour assurer la conformité réglementaire des assujettis : le classeur conformité, également connu sous le nom de Classeur Astrée ou Classeur ACPR. Grâce à son interface et ergonomie très simples, retrouvez toutes les preuves de conformité dans une plateforme unique, avec des accès réglementés pour chaque utilisateur. Ainsi, vous disposez de l’information en temps réel, accessible en quelques clics, sans perdre de temps à rechercher le bon document.
La sécurité de vos documents est assurée grâce à l’utilisation d’un socle technologique sécurisé, d’audits réguliers de la solution et d’accès utilisateurs personnalisables. Notre classeur est conforme aux exigences de la CNIL, de l’ACPR et de l’AMF.
Des notifications sont envoyées aux utilisateurs pour les informer sur l’état des documents, les actions à accomplir ou les informations obsolètes. Notre outil évolue avec la réglementation pour répondre à vos besoins terrain.
Enfin, vous bénéficiez de conseils et d’explications de la part de nos équipes sur les différentes pièces à rassembler en cas de contrôle et sur la réglementation grâce à notre expertise juridique et réglementaire dans le secteur des banques et assurances.
Dans le secteur bancaire et financier, l’observance de la réglementation est complexe. En cas de manquement, les sanctions prononcées suite à un contrôle des autorités sont lourdes. Les solutions de gestion documentaire apportent de nombreux avantages. Celle proposée par BeCLM se démarque de ses concurrentes par l’approche globale de sa plateforme et sa spécialisation dans le secteur financier/bancaire/assurantiel, adaptée à tous types de structures.
N’hésitez pas à prendre contact avec nos équipes.
